ป้ายงานราชการและงานพิธีต่างจากป้ายทั่วไปตรงที่ "ผิดไม่ได้" ค่ะ ทั้งชื่อโครงการ ตำแหน่ง ตราหน่วยงาน และต้องเสร็จทันวันงาน เตรียมตามรายการนี้ก่อนสั่ง ช่วยให้งานเดินเร็วและไม่ต้องแก้หลายรอบ
1. ข้อความบนป้าย
ส่งข้อความเป็นตัวพิมพ์ ไม่ใช่รูปถ่ายลายมือ จะช่วยลดการพิมพ์ผิดได้มาก ควรมีข้อมูลนี้ให้ครบ
- ชื่อโครงการหรือชื่องานแบบเต็ม ตามที่ระบุในหนังสือหรือคำสั่ง
- วัน เดือน ปี และสถานที่จัดงาน
- ชื่อหน่วยงานผู้จัด และหน่วยงานร่วม (ถ้ามี) เรียงตามลำดับที่ต้องการ
- ชื่อ ยศ และตำแหน่งของประธานในพิธี (ถ้าต้องขึ้นป้าย)
2. ตราและโลโก้
- ใช้ไฟล์ตราหน่วยงานที่คมชัด ถ้ามีไฟล์ต้นฉบับจากหน่วยงานจะดีที่สุด รูปที่เซฟจากเว็บมักแตกเมื่อขยายใหญ่
- ถ้ามีหลายตรา แจ้งลำดับการวางจากซ้ายไปขวาให้ชัดเจน
- งานที่เกี่ยวข้องกับสถาบันหรือใช้ตราสัญลักษณ์งานพระราชพิธี ควรใช้ไฟล์และรูปแบบตามที่หน่วยงานต้นสังกัดกำหนด และให้ผู้รับผิดชอบของหน่วยงานตรวจก่อนพิมพ์ ร้านเก๋เก๋ดีไซน์จะส่งแบบให้ดูก่อนพิมพ์
3. ขนาดและจุดติดตั้ง
- วัดขนาดพื้นที่จริง เช่น ความกว้างและความสูงของฉากหลังเวที หรือระยะระหว่างเสา
- แจ้งว่าจะติดตั้งอย่างไร ผูกกับโครงที่มีอยู่ ขึงโครงไม้ตั้งพื้น หรือติดผนัง
- ถ้าเป็นงานในห้องประชุม บอกความสูงของเพดานและตำแหน่งโพเดียมด้วย ข้อความสำคัญจะได้ไม่ถูกบัง
- ต้องการให้ร้านไปติดตั้งและรื้อถอนหรือไม่ (งานติดตั้งมีค่าบริการแยกต่างหาก)
4. ตรวจแบบก่อนพิมพ์
งานราชการควรมีผู้มีอำนาจตรวจและยืนยันแบบก่อนพิมพ์ทุกครั้ง จุดที่ผิดบ่อยคือ
- ตัวสะกดของชื่อและนามสกุล
- ยศ ตำแหน่ง และคำนำหน้านาม
- วันที่ และการใช้เลขไทยหรือเลขอารบิกให้เหมือนกันทั้งป้าย
- ชื่อหน่วยงานที่เพิ่งเปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนสังกัด
เมื่อพิมพ์แล้วแก้ไม่ได้ ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งแผ่น การตรวจอีกรอบจึงคุ้มกว่าเสมอ
5. เอกสารสำหรับการเบิกจ่าย
แต่ละหน่วยงานมีระเบียบและแบบฟอร์มของตัวเอง ควรสอบถามเจ้าหน้าที่พัสดุหรือการเงินของหน่วยงานก่อนว่าต้องใช้อะไร แล้วแจ้งร้านตั้งแต่ตอนขอราคา ร้านเก๋เก๋ดีไซน์จดทะเบียนเป็นบริษัท ออกเอกสารสำหรับเบิกจ่ายได้ เอกสารที่มักเกี่ยวข้อง ได้แก่
- ใบเสนอราคา
- ใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี
- เอกสารของร้าน เช่น สำเนาหนังสือรับรองบริษัท และสำเนาหน้าสมุดบัญชีธนาคาร
อย่าลืมแจ้งชื่อและที่อยู่ของหน่วยงานที่ต้องระบุในเอกสารให้ครบถ้วน
6. เวลา
- แจ้งทั้งวันจัดงานและวันที่ต้องได้ป้าย (เช่น ต้องติดตั้งล่วงหน้าหนึ่งวัน)
- เผื่อเวลาสำหรับการตรวจแบบและเสนอผู้บังคับบัญชา ขั้นตอนนี้มักใช้เวลามากกว่าการพิมพ์
- งานที่มีไฟล์พร้อมพิมพ์แล้วจะเริ่มได้เร็วกว่างานที่ต้องออกแบบใหม่ งานด่วนที่มีไฟล์พร้อม บางงานอาจได้ภายในวันเดียวหรือ 1–2 วัน ขึ้นกับคิวงานของร้าน ส่วนงานจำนวนมาก ควรสอบถามคิวงานกับร้านก่อน
สรุป
ข้อความครบ ตราชัด ขนาดถูก มีคนตรวจแบบ และรู้ว่าต้องใช้เอกสารอะไร ห้าเรื่องนี้ทำให้งานป้ายราชการราบรื่นค่ะ เก๋เก๋ดีไซน์มีลูกค้าประจำเป็นหน่วยงานราชการหลายแห่ง ส่งรายละเอียดงานมาได้เลยนะคะ ร้านจะช่วยตรวจรายการให้ครบและแจ้งราคากลับไป